名刺, オフィスの整理整頓, 時系列
名刺の整理整頓┃アプリ＆ファイル保管［まるごと預ける事例］
名刺の整理整頓［まるごと預ける事例］
経営者Ｍさま
複数の会社を経営されており
名刺交換の機会が多く、枚数が非常に多い。
整理整頓する時間が、なかなか取れないとのことで、まるごと預かることに。
Ｍさまのご要望
＊ アプリを取り入れたい。
＊ 名刺そのものもファイルで保管したい。
＊ 年度で区切るので、これから増える名刺はこの中に追加しない。
＊ 重複している名刺は、1枚だけあれば良い（2枚目以降は不要）。
名刺の整理整頓［作業の流れ］
1- 預かった状態 ～ 仕分け
紙袋に入った状態
『アカサタナ』にワケル
空の名刺ケースを積み上げてみたら
2- アプリへ取り込む
（スキャナーで読み込みデータ化）
使うアプリは myBridge
ひたすらスキャン
スマホで見ると
3- 名刺をファイル
スキャンが終わり、ファイルする名刺（3,449枚）
スキャン・保管不要（3,219枚）
＼ ファイル完成 ／
インデックスも（こんな感じで作業しています）
名刺が教えてくれたこと
お預かりした名刺
6,668枚中
スキャン＆ファイルした名刺
3,449枚
不要な名刺
3,219枚
この結果から、この経営者さまが
どれだけ多くの人と、たくさん会ってきたか。
名刺の枚数が、その歩みを教えてくれました。
そのことを噛み締めたうえで
重複していた名刺は、卒業となりました。
今回、不要な名刺が減り、アプリも取り入れたことで
探しやすくなり、より活用しやすくなりました。
仕事の効率化・時間の有効化に繋がります。
名刺という大切な資産
ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
今回の事例でも分かるとおり［大切に扱う=捨てない］ということではありませんよ～
♦ 増えた名刺が手付かずになっている。
♦ そのうち整理しようと思っている。
♦ アプリも気になるが、よく分からない。
こんな気がかりがあるなら、ぜひカタシカタへご相談ください！
あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。
女性なら、こんなファイルはいかがでしょう？
